Inside a College ERP System: What We Learned Running One Ourselves

நாங்கள் வளாக மென்பொருளை உருவாக்குகிறோம், ஒரு கல்வி நிறுவனத்திற்கான பணியாளர் போர்டலையும் பராமரிக்கிறோம் - பல முழுச் சுழற்சிகளைக் கடந்து இயங்கும் அளவுக்குக் காலம் ஆகியது. அந்த இரண்டாம் பகுதி, எந்தத் தேவை ஆவணத்தை விடவும் முதல் பகுதியை வடிவமைக்கும் விதத்தை மாற்றியது.

டெமோ காட்டிவிட்டு மறைபவர் டெமோவுக்கே மேம்படுத்துகிறார். சேர்க்கையின் இரண்டாம் வாரத்திலும் தொலைபேசியை எடுக்கும் குழு வேறு விஷயங்களுக்கு மேம்படுத்துகிறது. ஒன்றை இயக்கியதால் நாங்கள் கற்றவை இங்கே.

Load isn't average, it's spiky - and the spikes are predictable

ஒரு வளாக அமைப்பு ஆண்டின் பெரும்பகுதி அமைதியாக இருக்கும், பிறகு இருக்காது. சேர்க்கை திறப்பு. முடிவு வெளியீடு. கட்டணம் செலுத்தும் கடைசி நாள். தேர்வுப் பதிவு முடிவு. அந்த நாட்களில் உங்கள் முழுப் பயனர் தளத்தின் பெரும் பங்கு ஒரே மணி நேரத்திற்குள் வருகிறது, பெரும்பாலும் ஒரே சில நிமிடங்களுக்குள்.

பயனுள்ள பகுதி என்னவென்றால், அந்தத் தேதிகள் ஒவ்வொன்றும் மாதங்களுக்கு முன்பே காலெண்டரில் இருக்கும். எனவே திறன் திட்டமிடல் ஊகப் பிரச்சினை அல்ல, அட்டவணைப் பிரச்சினை: உச்சம் வருவதற்கு முன் நிஜமான உச்சத்திற்கு எதிராகச் சுமைச் சோதனை, தெரிந்த தேதிகளுக்கு முன் அளவிடுதல், ஏதோ உடைந்திருந்தால் தவிர அந்தக் காலங்களில் வெளியீடுகளை நிறுத்துதல். கடைசி விதியை பெரும்பாலோர் கற்கும் விதத்திலேயே கற்றோம்.

The approval hierarchy is not the org chart

ஒவ்வொரு நிறுவனமும் ஒரு சுத்தமான படிநிலையைத் தரும்: பணியாளர் முதல் துறைத் தலைவர் முதல் முதல்வர். அதை அப்படியே கட்டினால் முதல் வாரத்திலேயே உடையும்.

நடைமுறையில், துறைத் தலைவர் ஒரு மாநாட்டில் இருக்கிறார், வேறு யாரோ அவர் இடத்தில் செயல்படுகிறார் - நிஜமான ஆனால் எழுதப்படாத அதிகாரத்துடன். மூத்த பேராசிரியரின் கோரிக்கை இளைய விரிவுரையாளரின் கோரிக்கையிலிருந்து வேறு வழி செல்கிறது. சில ஒப்புதல்களுக்கு இரண்டு பேர் வேண்டும். சில தொழில்நுட்பமாக அவசியம், உலகளவில் சடங்காக நடத்தப்படுபவை. ஒரு வகைக் கோரிக்கை முதல்வர் நேரடியாகக் கேட்டதால் சங்கிலியையே தவிர்க்கிறது.

எனவே படிநிலைகளை நிலையாகப் பதிப்பதை நிறுத்தினோம். ஒப்புதல் வழிநடத்தல் அமைவாக்கக்கூடியதாக ஆனது, வெளிப்படையான பொறுப்பு மாற்றத்துடன் - ஒருவர் தன் அதிகாரத்தை ஒரு தேதி வரம்பிற்கு பெயரிடப்பட்ட சக ஊழியரிடம் ஒப்படைக்கலாம், தணிக்கைப் பதிவு அது ஒப்படைக்கப்பட்டது என்று பதிவு செய்கிறது, அசல் ஒப்புதல் அளிப்பவர் கிளிக் செய்ததாக நடிக்காது. அந்த ஒரே வசதி நாங்கள் சேர்த்த எதையும் விட அதிக ஆதரவு அழைப்புகளை நீக்கியது.

Attendance rules always have exceptions nobody mentions

வருகைக் கொள்கையைக் கேட்டால் ஒரு சதவீதம் கிடைக்கும். பிறகு, அடுத்த மாதங்களில் கண்டுபிடிக்கிறீர்கள்: நிகழ்வுகளில் நிறுவனத்தைப் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் மாணவர்கள் வருகையாகக் குறிக்கப்படுகிறார்கள், சான்றிதழுடன் மருத்துவ விடுப்பு சாதாரண இல்லாமையிலிருந்து வேறுபட்டது, கால அட்டவணைகள் இன்னும் நகரும்போது ஒரு பருவத்தின் முதல் வாரம் விலக்கப்படுகிறது, சில நடைமுறை வகுப்புகள் பல மணி நேரமாக எண்ணப்படுகின்றன, சொந்த ஒப்புதல் வரிசையும் சொந்தக் கட்டணமும் கொண்ட ஒரு மன்னிப்பு நடைமுறை இருக்கிறது.

இவற்றில் எதுவும் யாரும் மறைப்பதல்ல. தினமும் பயன்படுத்துபவர்களுக்கு அது மிகவும் சாதாரண நிறுவன அறிவு, அதனால் அது ஒரு தேவையாகத் தோன்றுவதில்லை. வடிவமைப்பு விளைவு: முதல் நாளிலிருந்தே வகைப்படுத்தப்பட்ட விதிவிலக்குப் பிரிவுகளுடன் அமைவாக்கக்கூடிய விதிகளாக வருகையைக் கட்டுங்கள், பட்டியல் ஒரு முழு ஆண்டு வளரும் என்று எதிர்பாருங்கள். சதவீதத்தை நிலையாகப் பதிப்பது என்பது ஒரு மாணவர் மேல்முறையீடு செய்யும் முதல் முறையே தொகுதியை மீண்டும் எழுதுவதாகும்.

Reports are the deliverable, not a feature

அறிக்கையைக் கடைசித் தொகுதியாக நடத்தினோம். அது தலைகீழ். ஒரு நிறுவனத்தில், அறிக்கை அடிக்கடி தரவின் முழுப் புள்ளியே - இணைப்பு அமைப்பு ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவத்தை விரும்புகிறது, நிர்வாகம் அதே எண்களின் வேறு வெட்டை விரும்புகிறது, தணிக்கை யார் எதை எப்போது மாற்றினார்கள் என்று பார்க்க விரும்புகிறது.

இப்போது ஆலோசனைக் கட்டத்தில், நிறுவனம் தற்போது கைமுறையாக உருவாக்கும் ஒவ்வொரு அறிக்கையின் நிஜ நகல்களையும் கேட்கிறோம். அந்த ஆவணங்களே நிஜமான விவரக்குறிப்பு. எந்தப் புலங்கள் முக்கியம், எந்தச் சேர்க்கைகள் பார்க்கப்படுகின்றன, எந்த மொத்தங்கள் சரியாகச் சேர வேண்டும் என்பதை அவை காட்டுகின்றன - தேவை உரையாடலை விட பொதுவாகத் துல்லியமாக, ஏனெனில் அவை மக்கள் நினைவில் வைத்திருப்பதல்ல, உண்மையில் செய்வதன் சான்று.

Adoption is decided by the least technical user

வளாக அமைப்புகள் குறைகளால் அல்ல, ஏற்காததால் தோல்வியடைவதே அதிகம். ஒரு மூத்த ஆசிரியர் விடுப்புப் படிவத்தைக் குழப்பமாகக் கண்டால், அதற்குப் பதிலாக மின்னஞ்சல் அனுப்புவார், யாரோ ஏற்றுக்கொள்வார், ஒரு மாதத்தில் அமைப்பு பகுதிப் படத்தை வைத்திருக்கும் - அமைப்பு இல்லாததை விட மோசமானது, ஏனெனில் இப்போது எந்தப் பதிவு முழுமையானது என்று யாருக்கும் தெரியாது.

சரிசெய்தல்கள் அலங்காரமற்றவை. எல்லாம் உள்ள ஒரு நிர்வாகப் பலகைக்குப் பதிலாக ஒவ்வொரு திரையையும் ஒரு பங்கின் நிஜ அன்றாடப் பணியைச் சுற்றி வடிவமைக்கவும். பொதுவான செயலைத் தொலைபேசியில் ஒரு தட்டலில் அடையச் செய்யவும், ஏனெனில் ஒப்புதல்கள் உண்மையில் அங்கேதான் நடக்கின்றன. அனைவருக்கும் ஒரு நீண்ட அமர்வுக்குப் பதிலாக பங்கு வாரியாகப் பயிற்றுவிக்கவும். முதல் பருவத்தில் ஆதரவு வரிசையை வடிவமைப்புச் சமிக்ஞையாகப் பாருங்கள் - மீண்டும் வரும் ஒவ்வொரு கேள்வியும் அதிகப் பயிற்சி தேவைப்படும் பயனர் அல்ல, மாற்ற வேண்டிய திரை.

Data security stops being abstract at audit time

மாணவர் மற்றும் பணியாளர் பதிவுகள் உணர்வுப்பூர்வமானவை, ஒரு குறிப்பிட்ட பதிவை யார் அணுகினார்கள் என்று யாராவது கேட்கும் முதல் முறையே தேவை உறுதியாகிறது. பங்கு அனுமதிப்பதை மட்டுமே மக்கள் பார்க்கும் பங்கு அடிப்படையிலான அணுகல், உணர்வுப்பூர்வமான பதிவுகளில் எழுத்துடன் படிப்பையும் உள்ளடக்கிய தணிக்கைப் பதிவு, உண்மையிலேயே சோதிக்கப்பட்ட மீட்டெடுப்புடன் குறியாக்கப்பட்ட காப்புப்பிரதிகள், மற்றும் நிறுவனத்தின் கொள்கை கோரினால் அவர்களின் சொந்த உள்கட்டமைப்பில் ஹோஸ்ட்.

சோதிக்கப்பட்ட மீட்டெடுப்புக்கு அழுத்தம் தேவை. யாரும் மீட்டெடுக்காத ஒரு காப்புப்பிரதி நம்பிக்கை, காப்புப்பிரதி அல்ல. நாங்கள் பராமரிக்கும் ஒவ்வொரு அமைப்பிலும் அட்டவணைப்படி மீட்டெடுப்புகளைச் சோதிக்கிறோம்.

What we'd tell an institution starting out

ஒரு தொகுதியிலிருந்து தொடங்குங்கள் - இன்று உங்கள் ஊழியர்களின் நேரத்தை அதிகம் செலவழிப்பது எதுவோ அது. மாத இறுதிக்கு இணையானது எதுவோ அது உட்பட ஒரு முழுச் சுழற்சி இயக்குங்கள், இரண்டாவதைச் சேர்ப்பதற்கு முன். தரவு அமைப்பு முதல் நாளிலிருந்தே முழு அமைப்புக்கு ஏற்ப வடிவமைக்கப்பட வேண்டும் என்று வலியுறுத்துங்கள், பிறகு விரிவுபடுத்துவது மறுஉருவாக்கம் ஆகாது. விற்பனையாளரிடம் உங்கள் தற்போதைய காகித அறிக்கைகளைக் கொடுங்கள். இரண்டாம் ஆண்டிலும் அவர்கள் பராமரிப்பார்களா என்று நேரடியாகக் கேளுங்கள், ஏனெனில் மிக முக்கியமான தேவைகள் அப்போதுதான் தோன்றும்.