5 Signs Your Business Has Outgrown Spreadsheets and Needs an ERP

விரிதாள்கள் சிறந்த மென்பொருள். இதைச் சொல்வது மதிப்புள்ளது, ஏனெனில் இந்தக் கட்டுரையின் வழக்கமான பதிப்பு அவற்றைத் தவறு என்று நடத்துகிறது. அவை தவறல்ல - இதுவரை உருவாக்கப்பட்ட மிக நெகிழ்வான வணிகக் கருவி அவை, தமிழ்நாட்டில் பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் நல்ல காரணத்துக்காக அவற்றிலேயே இயங்குகின்றன.

பிரச்சினை அவை அமைதியாகத் தோல்வியடைவதே. ஒரு நிறுவனம் அவற்றைத் தாண்டும்போது பிழைச் செய்தி இல்லை, ஏதோ நின்றுவிடும் தருணம் இல்லை. செலவு மக்களின் மணி நேரங்களுக்குள் நகர்ந்து அங்கேயே தங்கும், அனைவரும் தகவமைந்து தகவமைப்பு சாதாரண வேலையாகத் தோன்றும் வரை. மாற்றம் ஏற்கனவே கடந்துவிட்டதற்கான ஐந்து அறிகுறிகள் இங்கே.

1. The same number lives in three places, and they disagree

சரக்கு இருப்புக் கோப்பில், பில்லிங் தொகுப்பில், கவுன்டர் பதிவேட்டிலும் இருக்கிறது. ஒவ்வொன்றும் தன் நோக்கத்திற்குச் சரி, எதுவும் மற்றவற்றுடன் ஒத்துப்போவதில்லை. யாரோ ஒவ்வொரு வாரமும் ஒரு பகுதியைச் சரிபார்ப்பதில் செலவிடுகிறார்கள், எந்தக் கேள்விக்கு எந்தக் கோப்பை நம்பலாம் என்று அனைவருக்கும் அமைதியாகத் தெரியும்.

இதுவே தெளிவான சமிக்ஞை, ஏனெனில் இது ஒழுக்கப் பிரச்சினை அல்ல, கட்டமைப்புப் பிரச்சினை. ஒரு உண்மை இரண்டு முறை சேமிக்கப்பட்ட நொடியே, இரண்டு நகல்களும் விலகுகின்றன - கவனக்குறைவினால் அல்ல, புதுப்பிப்புகள் வெவ்வேறு நேரத்தில் வெவ்வேறு நபர்கள் வழியாக வருவதால். எவ்வளவு கவனம் இருந்தாலும் சரியாகாது. பில் சரக்கை நகர்த்தும் ஒரே அமைப்பு சரிக்கும், ஏனெனில் எண் இரண்டு முறை இருப்பதை நிறுத்துகிறது.

2. Month-end takes days instead of minutes

மாதத்தை மூடுவது என்பது கிளைகளிலிருந்து கோப்புகளைச் சேகரித்து, முதன்மைத் தாளில் ஒட்டி, வடிவங்களைச் சரிசெய்து, விடுப்பில் இருக்கும் ஒருவரைத் துரத்தி, யாராலும் விளக்க முடியாத ஒரு வேறுபாட்டைக் கண்டுபிடிப்பது. ஒவ்வொரு மாதமும் இரண்டு முதல் நான்கு நாட்கள், திறமையானவர்கள் இணைக்கும் வேலை செய்வது.

அது தெரியும் செலவு. பெரியது என்னவென்றால், படம் இருக்கும்போது அது முடிந்துவிட்ட ஒரு மாதத்தை விவரிக்கிறது. பின்நோக்கிய கண்ணாடியில் நிர்வகிக்கிறீர்கள், பதினைந்தாம் தேதியில் எடுக்கப்படக்கூடிய ஒவ்வொரு முடிவும் அடுத்த மாத ஐந்தாம் தேதி வரை காத்திருக்கிறது.

3. One person is the system

M நெடுவரிசை ஏன் மஞ்சள், மொத்தத்திலிருந்து எந்த வரிகள் விலக்கப்படுகின்றன, மூன்றாவது தாளில் உள்ள சூத்திரத்தில் தொடக்கூடாத ஒரு எண் ஏன் இருக்கிறது என்று தெரிந்த ஒருவர் இருக்கிறார். அவர் விடுப்பில் இருக்கும்போது நிறுவனத்தின் சில பகுதிகள் மெதுவாகின்றன. அவர் விலகினால், மீண்டும் உருவாக்க வாரங்கள் ஆகும் ஏதோ ஒன்று உடைகிறது.

அது அந்த நபர் மீதான விமர்சனம் அல்ல - பொதுவாக வளர்ச்சியின் போது நிறுவனத்தைத் தாங்கிய ஒரு நுட்பமான ஒன்றை அவர் உருவாக்கியிருக்கிறார். இது ஆபத்து மதிப்பீடு. நடைமுறை ஒரு தலையிலும் ஒரு கோப்பிலும் இருக்கிறது, இரண்டும் எந்த அர்த்தத்திலும் காப்புப்பிரதி எடுக்கப்படவில்லை.

4. You find out about problems too late to act

விற்பனையை இழந்த சரக்கு தீர்வு. இரண்டு ஆர்டர்களுக்கு முன்பே கடன் வரம்பைத் தாண்டிய வாடிக்கையாளர். ஒன்றரை நாள் நின்ற இயந்திரம். தொண்ணூறு நாட்களை அமைதியாகக் கடந்த வரவு. இவை ஒவ்வொன்றும் அப்போதே தரவில் தெரிந்தவை; யாரும் பார்க்கவில்லை, ஏனெனில் பார்ப்பது நான்கு கோப்புகளைத் திறந்து கணக்குப் போடுவதாக இருந்தது.

விரிதாள்கள் செயலற்றவை. கேட்டால் பதிலளிக்கின்றன, கை உயர்த்த முடியாது. எச்சரிக்கைகளும் வரம்புகளும் கொண்ட ஒரு அமைப்பு அதை யாரோ நினைவில் வைத்திருக்க வேண்டியதிலிருந்து தானாக நடப்பதாக மாற்றுகிறது - ERP-இன் பெரும் மதிப்பு அதுவே, அது தரும் எந்த அறிக்கைக்கும் முன்.

5. Growth is making things worse, not better

இரண்டாவது கிளை என்பது கிட்டத்தட்ட அதே மேல்செலவில் அதிக வருவாய் ஆக வேண்டும். அதற்குப் பதிலாக இரண்டாவது கோப்புத் தொகுப்பு, இரண்டாவது சரிபார்ப்பு, அவற்றை இணைக்க ஒரு புதிய வாராந்திர அழைப்பு என்றால், நிர்வாகச் செலவு தட்டையாக இல்லாமல் வணிகத்துடன் சேர்ந்து அளவிடுகிறது. பொருளாதாரமாகச் சொன்னால் அதுவே மாற்றப் புள்ளி: அளவைச் சேர்ப்பது லாபத்தை விட ஒருங்கிணைப்பு வேலையை வேகமாகச் சேர்க்கும்போது.

What to do about it, in order

இவற்றில் பல உண்மையென்றால், பதில் கிடைக்கும் மிகப் பெரிய ERP-யை வாங்குவதல்ல. மோசமான ஒன்றை முதலில் சரிசெய்வதே.

1. 01இப்போது அதிக மணி நேரம் செலவழிக்கும் ஒரே நடைமுறையைக் கண்டறியுங்கள் - பெரும்பாலான நிறுவனங்களுக்கு அது பில்லிங் மற்றும் சரக்கு, ஏனெனில் மற்ற எல்லாம் அந்த எண்கள் சரியாக இருப்பதைச் சார்ந்தது.
2. 02அதைச் சரியாகச் சரிசெய்யுங்கள், தரவு ஒரு முறை பதிவாகி எல்லா இடத்திலும் பயன்படும் ஒரு அமைப்பில்.
3. 03மாத இறுதி உட்பட ஒரு முழுச் சுழற்சி இயக்குங்கள், பிறகு எதையும் சேர்க்காதீர்கள்.
4. 04பிறகு அடுத்த தொகுதிக்கு விரிவுபடுத்துங்கள், அதே தரவுத்தளத்தில், அதே உள்நுழைவில்.

தயாரிப்புத் தேர்வை விடக் கட்டங்களாகச் செய்வதே முக்கியம். யாரும் ஏற்காத முழு அமைப்பை விட தினமும் பயன்படும் ஒரு தொகுதி சிறந்தது, மேலும் வடிவமைப்பு உங்கள் குழு எப்படி வேலை செய்கிறது என்பதோடு பொருந்துகிறதா என்பதை ஆரம்பத்திலேயே தெரிந்துகொள்ள உதவுகிறது - மாற்றுவது இன்னும் மலிவாக இருக்கும்போதே.

வைத்துக்கொள்ள வேண்டிய ஒன்று: விரிதாள்களை எறியாதீர்கள். யாரும் எதிர்பார்க்காத ஒரு கேள்விக்கு அவை இன்னும் சரியான கருவி. நல்ல வணிக மென்பொருள் சுத்தமாக ஏற்றுமதி செய்ய வேண்டும், அதனால் அந்தக் கேள்விகளை விரிதாளில் தொடர்ந்து பதிலளிக்கலாம் - நிறுவனம் தன் உண்மைப் பதிவை வைத்திருக்கும் இடம் அது மட்டும் ஆகாது.